Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, các tổ chức cần liên tục cải thiện hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của mình để duy trì sự phát triển và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Tiêu chuẩn ISO 9001 đã tồn tại và phát triển qua nhiều phiên bản, với phiên bản mới nhất là ISO 9001:2015 mang nhiều thay đổi quan trọng. Việc chuyển đổi từ phiên bản ISO 9001:2008 lên ISO 9001:2015 không chỉ đơn thuần là một quy trình kỹ thuật mà còn là sự cải thiện toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Viện Nghiên cứu Phát triển Chứng nhận Toàn cầu (GCDRI) đã triển khai dịch vụ này nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn.
1.1. Mục tiêu chuyển đổi
Mục tiêu chuyển đổi sang ISO 9001:2015 không chỉ là giải quyết các yêu cầu bắt buộc mà còn giúp tổ chức đạt được những kết quả tốt hơn trong hoạt động hàng ngày. Tựa như một la bàn, tinh chỉnh hướng đi cho con tàu đang trên đường ra biển lớn, các mục tiêu chuyển đổi là nền tảng quan trọng:
Thiết lập mục tiêu chất lượng: Tương tự như việc dựng nên một bản đồ rõ ràng cho hành trình của doanh nghiệp, các mục tiêu chất lượng sẽ phải phù hợp với chính sách chất lượng và có thể đo lường được. Điều này giúp doanh nghiệp định hướng đúng đắn và dễ dàng theo dõi tiến độ trong suốt quá trình chuyển đổi.
Đáp ứng yêu cầu áp dụng: Đối với doanh nghiệp, điều này như là giấy thông hành để đưa những cam kết về chất lượng tới khách hàng, đảm bảo rằng tổ chức luôn cung cấp sản phẩm và dịch vụ vượt trội theo yêu cầu chuẩn mực.
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Không dừng lại ở việc đáp ứng, mà còn là vượt qua mong đợi của khách hàng, từ đó xây dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững.
Mỗi mục tiêu được đặt ra không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn làm sáng tỏ đường hướng phát triển của doanh nghiệp, tạo ra giá trị lâu dài và bền vững. Thông qua các mục tiêu này, tổ chức có thể thực hiện các quyết định chính xác hơn, tạo ra cơ hội để gia tăng sự hài lòng của khách hàng và nhanh chóng thích ứng với các biến động của thị trường.
1.2. Phạm vi áp dụng
Phạm vi áp dụng của ISO 9001:2015 giống như một mạng lưới bảo vệ bao phủ toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Việc xác định phạm vi rõ ràng giúp doanh nghiệp tránh lãng phí tài nguyên và tập trung vào những vấn đề cốt yếu nhất. Quá trình này bao gồm:
Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng: Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể vạch ra ranh giới hoạt động, đảm bảo rằng tất cả các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ đều được bao phủ bởi QMS.
Lý do cho các loại trừ: Trong một vài trường hợp, không phải mọi yêu cầu của ISO 9001:2015 đều phù hợp. Do đó, việc xác định các loại trừ và lý do cho những loại trừ đó như là việc tinh chỉnh mô hình để nó hoạt động mượt mà hơn.
Ghi lại phạm vi trong tài liệu: Tất cả các phạm vi xác định phải được ghi lại một cách cẩn thận và chi tiết trong tài liệu hệ thống. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng giúp tổ chức có thể kiểm tra lại và quản lý một cách hiệu quả hơn.
Việc xác định phạm vi áp dụng cũng như việc chọn đúng cánh cửa để bước vào một căn phòng mới. Với một cách tiếp cận rõ ràng và có tổ chức, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn tối ưu hóa quy trình, tạo nên hiệu quả tối đa trong hoạt động quản lý chất lượng.
2. Phân tích hiện trạng
2.1. Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng hiện tại
Để hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của mình, điều cần thiết là phải "soi xét" các yếu tố nội bộ, giống như việc tự nhìn vào gương để nhận biết và điều chỉnh các khuyết điểm.
Việt Nam đã áp dụng ISO 9001 từ gần 15 năm qua trong các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian, việc áp dụng này đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Cải thiện tính minh bạch: Mọi quyết định và quy trình đều được ghi lại và giám sát cẩn thận, như việc dõi theo mọi bước chân trong rừng rậm, đảm bảo không có chi tiết nào bị bỏ sót.
Rút ngắn thời gian xử lý thủ tục: Giống như một đường cao tốc giúp xe cộ di chuyển nhanh hơn, hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng hiệu suất làm việc.
Tăng sự hài lòng của người dân: Người dân như khách hàng, luôn mong muốn nhận được dịch vụ tốt nhất. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng giúp các cơ quan hành chính công đạt được điều này, tăng cường niềm tin và sự hài lòng của người dân.
Ngoài ra, các tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại Việt Nam đã xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 với tỷ lệ cao: 91% bộ, ngành và 98,4% địa phương. Việc này không chỉ là cháy đỏ lửa trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ mà còn là chuẩn mực cho các tổ chức khác học hỏi và noi theo.
2.2. Xác định khoảng cách giữa hệ thống hiện tại và yêu cầu của ISO 9001:2015
Để tiến lên phía trước, đôi khi chúng ta cần lùi lại một bước để nhìn thấy bức tranh tổng thể và xác định rõ các khoảng cách. ISO 9001:2015 với nhiều thay đổi so với phiên bản 2008:
Áp dụng cấu trúc cao cấp (Annex SL): Điều này giúp tăng tính nhất quán và liên kết của các tiêu chuẩn quản lý khác, tạo ra một hệ thống quản lý chất lượng đồng bộ và dễ dàng tích hợp hơn.
Vai trò của lãnh đạo:Vai trò của lãnh đạo được nhấn mạnh như đại thụ trong khu rừng quản lý chất lượng. Sự tham gia và cam kết của lãnh đạo đóng một vai trò không thể thiếu để động viên và hướng dẫn toàn bộ tổ chức.
Quản lý rủi ro và cơ hội: Giống như một cánh buồm luôn căng theo đúng chiều gió, doanh nghiệp cần luôn biết quản lý các rủi ro và nắm bắt các cơ hội. Điều này đảm bảo rằng họ luôn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi thách thức.
Tiếp cận dựa trên quy trình: Sự mạch lạc và tiếp cận hệ thống giúp các doanh nghiệp không chỉ nhìn thấy các mảnh ghép riêng lẻ mà còn hiểu rõ cách các bộ phận, quy trình kết hợp và hoạt động cùng nhau.
Để đi từ phiên bản 2008 sang 2015, các tổ chức phải rà soát và cập nhật hệ thống quản lý chất lượng của mình để đáp ứng các yêu cầu mới. Những thay đổi này cần phải được áp dụng một cách cẩn thận và toàn diện để đảm bảo không có sai sót hoặc thiếu sót trong suốt quá trình chuyển đổi. Tựa như một quá trình nâng cấp phần mềm, việc chuyển đổi này không đơn thuần là việc "cài đặt" mà còn là tối ưu hóa toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng.
3. Xây dựng kế hoạch chuyển đổi
3.1. Lập danh sách các hoạt động cần thực hiện
Để có thể tiến hành chuyển đổi thành công sang ISO 9001:2015, việc lập kế hoạch chi tiết và chiến lược là điều tất yếu. Giống như bản thiết kế của một tòa nhà, mọi chi tiết nhỏ nhất đều cần được xem xét kỹ lưỡng. Sau đây là các hoạt động cần thực hiện:
Thành lập nhóm dự án:Nhóm dự án như những nhà kiến trúc sư, sẽ chịu trách nhiệm quản lý và triển khai toàn bộ quá trình chuyển đổi.
Đánh giá hệ thống quản lý hiện tại: Đây là bước quan sát từ trên cao, hiểu rõ những gì đã đạt được và những điều còn thiếu sót so với yêu cầu của tiêu chuẩn mới.
Xác định khoảng cách và lập kế hoạch: Dựa trên kết quả đánh giá, xác định những khoảng trống và lập kế hoạch hành động để lấp kín chúng.
Cập nhật tài liệu và quy trình: Điều này bao gồm việc nai nịt lại toàn bộ hệ thống tài liệu và quy trình, đảm bảo mọi thứ đều phù hợp với ISO 9001:2015.
Đào tạo và nâng cao nhận thức: Giúp nhân viên hiểu rõ và áp dụng các thay đổi, giống như việc dẫn dắt đội ngũ vượt qua một giai đoạn chuyển giao.
Thực hiện nội kiểm: Đánh giá nội bộ để kiểm tra sự tuân thủ và hiệu quả của các thay đổi trước khi cuộc đánh giá chứng nhận diễn ra.
Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận:Chuẩn bị trước tất cả các tài liệu, quy trình, đội ngũ nhân viên cho cuộc đánh giá chính thức.
Các bước này, nếu được thực hiện chính xác và đầy đủ, sẽ giống như một quy trình sản xuất tỉ mỉ, chắc chắn rằng mỗi sản phẩm đầu ra đều đạt chuẩn và ổn định.
3.2. Xác định nguồn lực cần thiết
Nguồn lực đóng vai trò như vật tư xây dựng, khi không đủ hoặc không phù hợp sẽ làm chậm tiến độ hoặc gây ra những sai sót. Chính vì vậy, các nguồn lực cần thiết phải bao gồm:
Nguồn nhân lực: Các chuyên gia tư vấn, nhóm dự án chuyển đổi, nhân viên được đào tạo đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình này. Họ chính là những người thợ xây dựng nên toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng mới.
Tài chính: Cần phải có đủ nguồn lực tài chính để chi trả cho các hoạt động đánh giá hệ thống, cập nhật tài liệu, đào tạo nhân viên, các hoạt động đánh giá chứng nhận. Tài chính như nhân tố máu huyết, đảm bảo cho mọi hoạt động không bị đứt quãng.
Cơ sở vật chất: Bao gồm phần mềm, thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cũng là yếu tố không thể thiếu. Đây chính là nền móng giúp cho quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Lập kế hoạch và phân bổ: Kế hoạch phân bổ nguồn lực cần phải chi tiết và hiệu quả, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đồng bộ và không bị lãng phí.
Giống như một công trình xây dựng cần phải có đủ nguyên liệu tốt, quá trình chuyển đổi QMS cũng cần phải được chuẩn bị kĩ lưỡng về mọi mặt từ nhân lực, tài chính đến cơ sở vật chất.
3.3. Phân công trách nhiệm và thời gian hoàn thành
Một kế hoạch hoàn hảo chỉ thực sự có ý nghĩa khi có người chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát. Sự rõ ràng và minh bạch trong phân công trách nhiệm và thời gian hoàn thành là điều cốt lõi.
Xác định nhiệm vụ cụ thể: Các nhiệm vụ cần thực hiện để chuyển đổi sang ISO 9001:2015 cần được chia nhỏ và xác định chi tiết, tương tự như việc chia nhỏ công việc trong một dự án lớn.
Phân công trách nhiệm: Mỗi nhiệm vụ cần phải được giao cho từng cá nhân hoặc bộ phận cụ thể, đảm bảo tính trách nhiệm và hiệu quả. Điều này giống như phân vai diễn cho từng thành viên trong một vở kịch.
Lập kế hoạch thời gian: Thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ cần phải được lên kế hoạch chi tiết, đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi hoàn tất trước thời hạn chứng chỉ ISO 9001:2008 hết hạn.
Kế hoạch, với sự phân công rõ ràng và thời gian hoàn thành cụ thể, giống như một chiếc đồng hồ đo đếm thời gian, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng hướng và không bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng.
4. Thực hiện chuyển đổi
4.1. Cập nhật hệ thống tài liệu
Nếu ví quá trình chuyển đổi sang ISO 9001:2015 như việc chuẩn bị một bộ điều hoà, các tài liệu chính là dòng máu giúp hệ thống vận hành trơn tru. Việc cập nhật hệ thống tài liệu cần chú ý các yếu tố sau:
Rà soát và cập nhật: Tất cả tài liệu hiện có phải được rà soát kỹ lưỡng và điều chỉnh nếu cần thiết. Kiểm tra từng bộ phận để đảm bảo không có chi tiết nào bị bỏ sót hay sai sót.
Xác định tài liệu mới: Tương thích với bối cảnh tổ chức, như các yếu tố quản lý rủi ro, cơ hội và đánh giá lãnh đạo, các tài liệu mới cần được bổ sung để đảm bảo tính toàn diện.
Cập nhật quy trình kiểm soát: Các quy trình kiểm soát tài liệu cũng phải được điều chỉnh để phù hợp với các yêu cầu mới của ISO 9001:2015.
Xây dựng các tài liệu mới: Các tài liệu mới cần phải được xây dựng từ đầu, dựa trên các yêu cầu bổ sung trong ISO 9001:2015.
Quá trình này không chỉ đơn thuần là việc bổ sung mà còn là việc tái cấu trúc để toàn bộ hệ thống tài liệu trở nên mạnh mẽ và liền mạch hơn.
4.2. Đào tạo và nâng cao nhận thức
Cũng giống như việc trang bị kiến thức trước khi tiến vào trận chiến, đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên về ISO 9001:2015 là cực kỳ quan trọng. Một nhân viên hiểu biết và nắm rõ quy trình sẽ làm việc hiệu quả hơn, giống như một chiếc kim đồng hồ hoạt động chính xác trong cỗ máy quản lý chất lượng.
Các khóa đào tạo có thể bao gồm:
Nhận thức về ISO 9001:2015: Giúp nhân viên hiểu rõ về tiêu chuẩn mới, như học cách đọc bản đồ trước khi hành trình.
Đánh giá nội bộ: Cung cấp kiến thức về việc đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn mới, tạo điều kiện cho nhân viên có thể tự kiểm tra công việc của mình.
Triển khai ISO 9001:2015: Chi tiết hóa từng bước triển khai, giúp nhân viên nắm rõ và thực hiện đúng quy trình cần thiết.
Việc đào tạo này giống như việc rèn luyện binh sĩ, đảm bảo khi bước vào trận, toàn đội ngũ đều nắm rõ chiến thuật và nhiệm vụ của mình.
4.3. Thực hiện đánh giá nội bộ
Không có kế hoạch nào hoàn hảo mà không cần tới sự kiểm tra và đánh giá liên tục. Trong quá trình chuyển đổi, việc đánh giá nội bộ như việc kiểm tra máy móc thường xuyên, đảm bảo rằng mọi chi tiết đều hoạt động đúng hướng và hiệu quả.
Đánh giá nội bộ: Giúp xác định các điểm chưa hoàn thiện trong hệ thống quản lý chất lượng và đưa ra các hành động khắc phục. Đây giống như một quá trình nguội lại trước khi hành động.
Xác định khu vực cần cải thiện: Qua việc đánh giá, các khu vực yếu kém sẽ được phát hiện và có biện pháp khắc phục kịp thời.
Ghi lại và theo dõi: Mọi kết quả đánh giá và các hành động khắc phục cần được ghi lại và theo dõi chặt chẽ, như việc ghi nhật ký hằng ngày để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Việc thực hiện đánh giá nội bộ, nếu được tiến hành đúng cách, không chỉ giúp nâng cao chất lượng hệ thống mà còn tạo nền tảng vững chắc cho các bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi.
5. Đánh giá và kiểm tra
5.1. Kiểm tra hiệu quả của các hoạt động chuyển đổi
Kiểm tra hiệu quả của các hoạt động chuyển đổi giống như việc kiểm tra sức khỏe tổng quát, đảm bảo rằng từng bộ phận của cơ thể hoạt động tốt nhất. Việc này bao gồm:
Đánh giá thực hiện kế hoạch: Xem xét việc thực hiện các bước theo kế hoạch chuyển đổi, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều được tiến hành đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra.
Theo dõi chỉ số hiệu suất chính: Giống như kim chỉ nam trong hải trình, các chỉ số này giúp đánh giá mức độ hiệu quả của từng hoạt động, từ đó có thể điều chỉnh và cải thiện kịp thời.
Thu thập phản hồi từ các bên liên quan: Phản hồi này giống như tiếng vọng từ nhóm người sử dụng, giúp tổ chức có cái nhìn khách quan và đa chiều hơn, từ đó điều chỉnh chiến lược hợp lý.
Kết quả từ quá trình kiểm tra sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra các điểm yếu và có biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng mới được triển khai một cách hiệu quả nhất.
5.2. Đánh giá sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng mới
Việc đánh giá sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng mớigiống như việc đánh giá chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng; đảm bảo mọi chi tiết đều đáp ứng tiêu chuẩn và không có lỗi. Quá trình này bao gồm:
Rà soát quy trình và thủ tục: Đi sâu vào từng quy trình, thủ tục của hệ thống quản lý chất lượng. Giống như một nhà thám hiểm đi qua từng khu vực để tìm hiểu và đảm bảo rằng mọi thứ đều hoạt động đúng hướng.
Kiểm tra tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn: Đây giống như việc kiểm tra vé vào cổng, đảm bảo rằng tất cả các quy trình và hành động đều phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001:2015.
Đánh giá hiệu quả hệ thống: Nhìn vào các mục tiêu chất lượng và kết quả thực hiện, đánh giá xem hệ thống quản lý chất lượng mới có đạt được các mục tiêu đã đề ra hay không. Việc này giống như đánh giá bài kiểm tra cuối kỳ, kiểm tra xem học sinh đã nắm vững kiến thức hay chưa.
Kết quả của quá trình đánh giá sẽ giúp xác định các điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đề xuất các biện pháp cải tiến và đảm bảo rằng hệ thống luôn phát triển theo hướng tích cực.
6. Chứng nhận ISO 9001:2015
6.1. Chuẩn bị hồ sơ chứng nhận
Việc chuẩn bị hồ sơ chứng nhận giống như việc chuẩn bị hành lý cho một chuyến đi xa. Mọi thứ phải được sắp xếp chu đáo và đầy đủ để đảm bảo rằng chuyến hành trình suôn sẻ và không có rắc rối phát sinh.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: Bắt đầu từ việc thiết lập các quy trình, thủ tục và hướng dẫn, tất cả đều phải phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2015. Điều này giống như đặt nền móng vững chắc cho một ngôi nhà.
Thu thập tài liệu liên quan: Mọi tài liệu, từ các quy trình, biên bản họp, cho đến các biểu mẫu, đều phải được thu thập và sắp xếp cẩn thận. Giống như một thư viện, mọi thứ cần phải sẵn sàng để tra cứu khi cần.
Đánh giá nội bộ: Không chỉ đơn giản là triển khai, tổ chức còn cần tiến hành các đánh giá nội bộ nhằm xác định những điểm cần cải thiện. Đây giống như việc kiểm tra học lực, để biết học sinh còn yếu kém ở đâu mà có biện pháp khắc phục.
6.2. Liên hệ với cơ quan chứng nhận
Khi đã chuẩn bị đầy đủ, việc tiếp theo là liên hệ với các cơ quan chứng nhận để bắt đầu quá trình đánh giá chính thức. Đây giống như việc nộp đơn cho một cuộc thi, để các giám khảo (tức cơ quan chứng nhận) xem xét và đánh giá.
Chọn cơ quan chứng nhận: Doanh nghiệp cần lựa chọn những cơ quan chứng nhận uy tín và được công nhận, những đơn vị này như người bảo hộ, giúp xác nhận chất lượng hệ thống quản lý chất lượng. Một số cơ quan uy tín tại Việt Nam bao gồm QUACERT, BSI, SGS, TUV, DQS, Bureau Veritas…
Liên hệ và nộp hồ sơ: Sau khi chọn được cơ quan phù hợp, doanh nghiệp cần liên hệ và nộp hồ sơ để bắt đầu quá trình đánh giá. Giống như việc gửi bài dự thi đến ban tổ chức, tất cả hồ sơ cần đầy đủ và chính xác.
Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận: Trước khi đánh giá chính thức diễn ra, doanh nghiệp cần rà soát lại tất cả để đảm bảo rằng mọi quy trình đều sẵn sàng và nhân viên đã được đào tạo đủ kỹ năng cần thiết. Đây giống như việc chuẩn bị sân khấu trước khi buổi biểu diễn chính thức bắt đầu.
6.3. Hoàn thành quá trình đánh giá chứng nhận
Quá trình đánh giá chứng nhận như một thử thách lớn cuối cùng trước khi doanh nghiệp nhận được "chiếc huy chương vàng" cho hệ thống quản lý chất lượng của mình.
Lựa chọn tổ chức đánh giá: Điều này cần được thực hiện một cách cẩn thận, dựa trên sự so sánh và đánh giá các tiêu chí của doanh nghiệp. Sự lựa chọn này như việc chọn người thẩm định cho một tác phẩm nghệ thuật, cần phải công tâm và chuyên nghiệp.
Chuẩn bị cho công tác đánh giá: Đây bao gồm quá trình rà soát lại toàn bộ tài liệu, quy trình và đào tạo nhân viên về cách trả lời các câu hỏi của đánh giá viên. Quá trình này giống như ôn tập trước kỳ thi, đảm bảo rằng doanh nghiệp sẵn sàng cho mọi câu hỏi, thách thức.
Trải qua đánh giá: Quá trình đánh giá chứng nhận thường được chia thành hai giai đoạn: đánh giá tài liệu (giai đoạn 1) và đánh giá thực tế (giai đoạn 2). Trong suốt quá trình này, mọi chi tiết nhỏ nhất đều được kiểm tra chặt chẽ. Sau cùng, nếu có lỗi hoặc thiếu sót, doanh nghiệp sẽ cần khắc phục trước khi được cấp chứng chỉ. Quá trình diễn ra tương tự như kiểm tra an ninh trước khi vào sân bay, mọi ngóc ngách đều bị soi xét kỹ lưỡng.
Quá trình dự án chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015 hoàn tất khi doanh nghiệp nhận được chứng chỉ mới, tựa như một chiếc vé thông hành giúp khẳng định uy tín, chất lượng với khách hàng và đối tác.
7. Duy trì và cải tiến
7.1. Duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015
Sự hoàn thiện không đến từ một lần duy nhất mà cần sự duy trì liên tục. Hệ thống quản lý chất lượng giống như một cỗ máy, cần được bảo dưỡng và kiểm tra định kỳ:
Duy trì quy trình và thủ tục: Mọi quy trình và thủ tục, hồ sơ cần phải được duy trì một cách nhất quán và liên tục. Giống như một chiếc đồng hồ được bảo dưỡng định kỳ, hệ thống sẽ hoạt động mượt mà và ổn định.
Đánh giá nội bộ định kỳ: Cần thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ định kỳ, điều này giúp phát hiện và khắc phục sớm những bất cập. Các đánh giá này giống như việc kiểm tra động cơ máy bay trước mỗi chuyến bay, đảm bảo an toàn và hiệu quả.
Rà soát của lãnh đạo: Lãnh đạo cấp cao cần thực hiện các cuộc rà soát định kỳ để kiểm tra hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Đây giống như việc thẩm tra toàn bộ hoạt động công ty, từ kế hoạch đến thực hiện.
Hành động khắc phục và phòng ngừa: Khi phát hiện thấy các vấn đề, cần nhanh chóng thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa để giữ cho hệ thống luôn phù hợp và hiệu quả.
7.2. Thực hiện cải tiến liên tục hệ thống
ISO 9001:2015 không dừng lại ở việc lưu giữ chất lượng hiện tại mà còn tạo đến cơ hội để cải tiến không ngừng, tựa như quá trình rèn luyện liên tục không ngừng để tạo ra những kiệt tác.
Theo Clause 10.3 - Cải tiến liên tục trong ISO 9001:2015, các tổ chức được yêu cầu phải liên tục cải thiện:
Xem xét kết quả phân tích: Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng kết quả của phân tích và đánh giá, giống như việc phân tích trận đánh để có phương án điều chỉnh tốt hơn.
Dự án đột phá và cải thiện từng bước: Sự cải tiến có thể từ các dự án đột phá hoặc từ việc cải thiện từng bước nhỏ trong các quy trình hiện có. Điều này giống như tích lũy từng hạt cát để xây nên một lâu đài vững chắc.
Các nguồn cơ hội cải thiện thông qua: Các nguồn cơ hội cải thiện không chỉ từ các đánh giá nội bộ/bên ngoài mà còn từ phản hồi khách hàng, phân tích chi phí chất lượng, xem xét quản lý.
Một số ví dụ về Chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể được áp dụng để làm mục tiêu cải tiến liên tục:
Giảm thời gian chuyển đổi máy móc
Giảm thời gian chu kỳ
Giảm các loại lãng phí trong Lean 8
Các tổ chức cần áp dụng kết quả từ phân tích, đánh giá và hoạt động xem xét quản lý để xác định các cơ hội cải thiện và xác định lĩnh vực hiệu suất kém, từ đó thực hiện các hành động phù hợp để giải quyết bất kỳ thiếu sót nào.
Việc duy trì và cải tiến không chỉ giúp doanh nghiệp đạt chuẩn ISO 9001:2015 mà còn giúp họ không ngừng phát triển, đi xa hơn trên con đường hoàn thiện và phát triển bền vững.
Liên hệ đăng ký chuyển đổi
Quá trình chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015 không chỉ là một bước tiến kỹ thuật mà còn là một hành trình chuyển mình, giúp tổ chức không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tạo ra giá trị bền vững. Với việc tuân thủ các bước trong quá trình xây dựng, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức sẽ không chỉ đạt được chứng chỉ mới mà còn đặt nền móng cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng lâu dài.
Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu hoặc gặp trở ngại nào trong Kế hoạch chuyển đổi ISO 9001:2008 sang 9001:2015, vui lòng liên hệ với GCDRI theo số Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc Email: info@gcdri.com để được hỗ trợ.
by GCDRI
